11 consigli per creare una COMMUNITY

Questa settimana vogliamo fare, a modo nostro, gli in bocca al lupo agli amici di Bergamo e di Torino, che, apprestandosi ad organizzare nuove sedi affiliate a Tag, hanno davanti a loro un’estate incandescente, piena di impegni ma anche di grandissime soddisfazioni. Questo è uno spunto che vorremmo li stimolasse ad entrare in quel fantastico mood che caratterizza le nostre giornate da qualche tempo a questa parte. :)

Anche se non esiste un libro che possa aiutare ed indirizzare gli interessati ad organizzare, aprire e gestire uno spazio di coworking, ci sono tanti buoni motivi per dare inizio ad una nuova comunità.
Tanto per iniziare il principale (buon) motivo sta nell’essenza stessa del movimento e ciò che lo differenzia da altre tendenze di lavoro.
Eccovi alcune ragioni che confermano la teoria che la costruzione di una comunità prima dell’apertura di uno spazio di coworking sia una buona e lungimirante idea, e 11 strategie di creazione di comunità – talvolta contraddittorie, ma comunque ad effetto assicurato -, che sono state testate direttamente dai migliori coworking space operator.

Gli spazi di coworking hanno tutti un aspetto diverso, trasmettono sensazioni diverse, e sono sede di una vasta gamma di professionisti che provengono da una moltitudine di differenti community. Ad ogni modo, nonostante questo fatto, ci sono almeno due fattori che permettono di ridurre gli spazi di coworking e le loro comunità ad un minimo comune denominatore.

Il primo è, naturalmente, che sono, a tutti gli effetti, luoghi di lavoro. Ma è il secondo che li distingue da altri luoghi di lavoro: la comunità che vive al loro interno. Ed è proprio questo elemento che deve essere coltivato e “coccolato”, rappresenta il valore aggiunto da cui scaturisce il successo ed il seguito di uno spazio di coworking.

Alex Hillman è un sostenitore rumoroso ed appassionato della necessità di creare una community prima di aprire uno spazio di coworking; egli attribuisce gran parte del successo (e forse tutto) alla comunità che lui e il suo socio co-fondatore di Indipendendents Hall, Geoff DiMasi, hanno alimentato prima ancora di aprire. Basti pensare che uno dei suoi membri ha persino suggerito il nome dello spazio stesso. Hillman ammette, tuttavia, che non esiste un modo giusto ed univoco per costruire una comunità, anche se offre una serie di ragioni convincenti che spiegano il perché la costruzione della comunità pre-apertura sia una saggia e fondamentale idea.

In primo luogo, per motivi molto pratici (purtroppo bisogna tener presente anche quelli :) ), con una comunità già impostata ed un certo numero di persone che si impegnano a frequentare lo spazio si garantisce una parte del capitale iniziale. Come per tutte le imprese, anche per gli spazi coworking ci sono una serie di spese generali da sostenere. Avendo una percentuale di capitale già disponibile si potrà da subito ridurre la pressione finanziaria, una volta che l’operatore abbia trovato lo spazio in cui aprire.

Inoltre, la ricerca di uno spazio – completate tutte le questioni logistiche del caso – è generalmente più facile e richiede meno tempo rispetto che la costruzione di una forte comunità.

“E’ generalmente più facile far firmare un contratto di locazione, comprare arredi ed organizzare un ufficio piuttosto che trovare persone, farle interessare all’idea, e destare il loro sincero interesse” sostiene Alex.

Il completamento di questioni burocratiche diventa anche più facile quando si può contare sul supporto di persone con un forte interesse nel progetto, che è, tra l’altro, possibile consultare ogniqualvolta si abbiano dubbi di sorta, contribuendo oltretutto a rafforzare il concetto di comunità.

La seconda motivazione è più psicologica. Quando si apre uno spazio, sostiene Alex, il dialogo diventa “spazio-centrico”, e inavvertitamente si comincerà a parlare con i membri potenziali circa lo spazio, piuttosto che della comunità al suo interno.

Quando si dispone già di uno spazio, è davvero facile fare tutto quello che si pensa essere utile circa quello spazio. Ma la cosa a cui i membri sono più interessati, dopotutto, sono le altre persone che popolano quello spazio.

E se nessuna di queste motivazioni risultasse convincente, c’è un motivo spensierato per iniziare la costruzione di una comunità. Uno dei maggiori vantaggi di creare prima una comunità di persone permette di festeggiare in grande stile l’apertura dello spazio… con persone che festeggiano insieme a te! Ed una festa è sempre un buon motivo per ritrovarsi e vivere un’esperienza da aggiungere al proprio bagaglio!

Eccovi allora 11 consigli a cui i futuri coworking space operator possono attingere per costruire una comunità ben aggregata…

1.Eventi
Uno dei modi principali per costruire una comunità è quello di riunire le persone e incoraggiarle a costruire delle relazioni tra di loro, ed invitare le persone ad eventi è un modo ovvio ed efficace per fare questo.
Piuttosto che eventi business-oriented è meglio invitare persone a feste informali, che sono quelle che hanno più successo nello stabilire relazioni personali, quelle che non generano ansie da prestazione né problemi di sorta; in effetti bisogna puntare non sui contatti professionali ma sulle relazioni per far si che una comunità sia ben amalgamata!

“Mi piace un happy hour fra freelancer oppure una colazione con imprenditori. I pasti e le bevande sono momenti eccezionali perché la gente li fa comunque” dice Alex. “Se tutti quelli che partecipano portano le loro idee dando vita a conversazioni interessanti, il solo fatto che le abbiano fatte scaturire è di per sé un successo. Pensate di organizzare un evento più come ad un cocktail party piuttosto che ad un incontro professionale per far networking”.

Sul lato più “professionale” delle cose, organizzare i propri eventi quando si ha qualcosa da condividere o da diffondere oppure invitare qualcuno a parlare della propria esperienza, può essere un buon modo per creare una community.

2. Eventi di altre persone
Andare insieme, come gruppo ufficiale, a degli eventi provoca nell’osservatore un senso di appartenenza molto apprezzato, che genera curiosità negli osservatori. Presentarsi come community è vantaggioso per la comunità stessa che otterrà sicuramente consenso, solo per il fatto che singoli individui decidano di presentarsi parlando della comunità di cui fanno parte.

3. Jelly
Jelly è un ottimo modo per dimostrare il concetto di coworking a gruppi di persone che non lo conoscono (DID YOU REMEMBER? Anche Tag ha partecipato a Jellyweek lo scorso 19 gennaio….).

Coworking Slovenia ha iniziato con il Jelly del 19 gennaio 2012. Il fondatore Piškorič Luka ed il suo soci Eva Percic hanno solamente invitato amici e le reti professionali del coworking presso il Kino Šiška, un apprezzato centro per la cultura urbana a Lubiana.

Dalla rete delle loro conoscenze sociali e professionali hanno pescato per invitare persone all’evento ed hanno risposto in 150 persone. I partecipanti e la sede della riunione erano così entusiasti della Jelly che l’evento, da unico è diventato un appuntamento settimanale.

Un Jelly alla settimana contribuisce ad attrarre nuovi arrivati. Luka ha introdotto una sessione pomeridiana alla seduta di coworking settimanale chiamata “Sit Down, You’ve got an A”. Le persone provenienti da una vasta gamma di settori professionali sono invitati di volta in volta a presentare i propri progetti e ricevere immediatamente un feedback dal gruppo e, talvolta, sono nate anche opportunità di collaborazione.

“Queste sessioni funzionano molto bene,” ha detto Luka, “perché attirano persone che normalmente non vengono allo spazio. Vengono unicamente per la sessione, ma poi decidono di tornare nello spazio di coworking settimanale. Stiamo anche aprendo nuove possibilità per le persone a collaborare su diversi campi che non hanno un’apparente familiarità con il primo intento…. esattamente come poteva sembrare il coworking stesso. “

4. Meetup mirati
Mentre un evento Jelly è efficace per introdurre il concetto di lavoro collaborativo, ci sarà sempre qualcuno che non porta idee oppure che al momento non ha nulla di veramente interessante da condividere. Ciò non significa, tuttavia, che non sarebbe poi in grado di lavorare in uno spazio di coworking…

Jaime Aranda e da Alberto Pérez di workINcompany a Siviglia hanno organizzato una serie di Jelly mirati e ‘strutturati’ su meetup.com, avvicinando persone con interessi simili, ma non necessariamente interessati al concetto di coworking. I meetups comprendono japoINcompany per gli appassionati di cucina giapponese, chatINcompany, per gli appassionati di lingue e culture straniere ed un gruppo interessato alla conversazione in inglese.

Tutti i Meetup hanno luogo presso il loro spazio di Siviglia, dove i coworker possono essere osservati dalle persone esterne mentre lavorano. L’ambiente crea una curiosità naturale e Jaime dice che all’interno di queste persone esterne è sempre inserito un “gancio”: un portavoce clandestino dello spazio di coworking – che può parlare agli altri partecipanti su ciò che uno spazio di coworking rappresenta e come si lavora in questi spazi.

Anche se questo suona un po’ subdolo, Jaime assicura che le conversazioni che si svolgono sono del tutto naturali, per nulla pilotate, ma semplicemente la persona inserita ha lo scopo di poter dare prontamente delle risposte riguardo all’argomento coworking. Questa particolare strategia è utile in una città come Siviglia, dove la gente generalmente non si fida della condivisione di idee nel mondo del lavoro.

5.Campagne Social Media
Alex consiglia poi di combinare connessioni virtuali con quelle fisiche.

L’utilizzo dei social media permette alle persone di entrare in contatto facilmente, in maniera quasi casuale ed istantanea con gruppi di persone con determinati interessi. E’ necessario, però, capire che ci sono alcune limitazioni per l’utilizzo dei social media e delle piattaforme online, che non sono l’ideale per garantire che i gruppi virtuali seguano poi anche nel mondo reale.

Tuttavia, come anticipato prima, non esiste un modo giusto per costruire una comunità, questo fatto è confermato dall’esperienza di Craig Baute di Toronto, che ha costruito la community di Creative Density a Denver!

“Sono stato molto attivo per i cinque mesi precedenti l’apertura su Twitter, generando conversazioni, tenendo aggiornate le persone riguardo ai nostri progressi ed ho iviato occasionalmente e-mail” ha raccontato Craig.

Dal momento che non è esistito il contatto diretto fino all’apertura vera e propria dello spazio il risultato ottenuto a Denver ottiene un importanza che non ha precedenti…., Craig si è infatti tenuto in contatto con le persone interessate facendo in modo di tenerli aggiornati a migliaia di chilometri di distanza senza mai aver incontrato nessuno degli appartenenti alla realtà virtuale creata da lui…..

Craig ha anche sottolineato come, secondo la sua esperienza personale, la gestione di una comunità sia una competenza che possa essere tranquillamente traslata verso il mondo virtuale. Ha individuato in rete le persone che potenzialmente potevano essere interessati alla sua idea e li ha coinvolti in nuove reti virtuali.

Usando l’hashtag Twitter “HighFive”, ha creato una persona-tipo. Una volta stabilita la connessione virtuale, Craig ha fatto uno sforzo per parlare con almeno due persone alla volta. Questo ha dato luogo ad una reazione a catena che ha poi stabilito le connessioni tra i futuri coworker.

I social media possono essere utilizzati anche come pubblicità gratuita, quindi assicuratevi di utilizzare i social media per testimoniare il successo di un evento! Dopo il primo coworking Slovenia Jelly, Luka ha postato le foto su facebook e taggato il maggior numero di persone possibili. Questo fatto ha prodotto visibilità in centinaia di altri ambiti ed ha garantito in media tra le 15 3 le 30 presenze nuove a ciascuno dei Meetup settimanali.

6.Ricerche di mercato
I sondaggi sono un buon modo per avere un’idea di ciò che i tuoi potenziali coworker vogliono. Quando Craig ha deciso di aprire uno spazio coworking, si è ha assicurato tutti i domini web e gli account social media contenenti le parole “Denver coworking” e proposto alle persone contattate un sondaggio, chiedendo loro ciò che interessava maggiormente rispetto a quel concetto e dove avrebbero voluto vedere uno spazio di coworking.

Ha anche analizzato le relazioni della città commissionate dal Consiglio comunale di Denver che ha descrivevano il quartiere, il quadro socio-economico e lo stato dei trasporti pubblici. Questa ricerca, unitamente alle sue strategie legate ai social media, è servita per creare un brand vincente.

7.Non-Conferenze
Essere un sostenitore di coworking è un aspetto fondamentale per tutti gli operatori di un futuro spazio di coworking, così come la capacità di ascoltare ciò che la gente ha da raccontare!

Per Jaime e Alberto di workINcompany, questo aspetto si è palesato mediante uno spettacolo messo in scena al Pecha Kucha, una conferenza annuale di architettura a cui partecipano circa 400 persone ogni anno. Durante la loro presentazione, hanno spiegato il concetto di coworking ed suoi benefici professionali, concludendo l’intervento con uno striptease comico!

Se non è possibile ottenere uno spazio per presentare la propria idea in una occasione ufficiale come una conferenza o una fiera è opportuno organizzarne una propria. Lo spazio di coworking in Slovenia ha fatto proprio questo proclamando il 1 giugno “Slovenian Sharing Day”, durante l’evento è stato organizzato un open bar-camp in uno spazio pubblico, invitando tutti i gruppi potenzialmente interessati al coworking.
“È stato un evento fantastico” ha riferito LuKa. “Siamo rimasti completamente sorpresi da quanto l’evento sia piaciuto a tutta la comunità. L’unica cosa che è stata fatta per l’evento è stata una piattaforma, riempita con il contributo di tutta la comunità in maniera spontanea, ma è stato un successo incredibile!”.

8.Da dove cominciare

Durante i laboratori di coworking organizzati da Alex, si sentono spesso persone dire che stanno aspettando il momento giusto, ma non offrono una buona ragione per spiegare perché non lo stiano facendo proprio ora.

Una volta che hai iniziato a lavorare sul tuo progetto, smetti di chiederti come sarà il tuo spazio, invece inizia a chiederlo alla tua comunità. Craig sottolinea che la cosa più utile che fece fu proprio quella di chiedere alla sua comunità dove volevano lavorare e si mise ad ascoltare tutte le loro esigenze. “Lasciate che sia la comunità a dirvi quello che vuole”.

Ecco quello che vi serve…

9.pazienza
La pazienza è la chiave quando si tratta di costruire una comunità. Nessuno lo può testimoniare meglio di Jaime e Alberto, che hanno lavorato per creare la loro comunità per un periodo di due anni prima di aprire uno spazio reale.

‘La gente ci dice che siamo molto pazienti,’ ha confessato Jaime. ‘Ogni volta che qualcuno entra nello spazio di coworking, dedichiamo al nuovo arrivato un po’ di tempo per coinvolgerlo nel progetto in maniera naturale, facendoci raccontare anche la sua storia. In genere tutti ci raccontano le loro idee, ed ascoltate i loro sogni è diventato per noi un po’ come ascoltare i nostri sogni: anche noi entriamo a far parte delle loro esperienze, ed è solo dopo un percorso di questo tipo che si può costruire uno spazio con una comunità, perché conoscere e capire sono concetti che stanno alla base della filosofia del coworking. Quando si entra a far parte del mondo del coworking il modo di vivere l’esperienza lavorativa muta, inspiegabilmente verso orizzonti più sociali.

10.capacità di ascolto
Evidentemente la capacità di ascolto è necessaria anche per costruire la fiducia, il rispetto e l’apprendimento che sono le colonne su cui si fonda uno spazio di coworking.
“Si dovrebbe ascoltare il doppio di quanto si sta parlando” ha detto Alex. “Se l’unica cosa che stai facendo quando una persona parla è di restare in attesa di un’occasione per parlare della propria esperienza, allora non sei veramente in grado di impegnarti con le persone”.

11.passione
Una buona dose di passione è utile quando si vuole incoraggiare qualcuno a provare un nuovo modo di fare qualcosa, e per ognuno di questi operatori dello spazio di coworking il processo di costruzione di una comunità è stato un punto culminante del viaggio di aprire uno spazio.

Inoltre, se si prova passione per il proprio progetto, non sembra nemmeno di lavorare, ma ci si sente come promotori della propria causa. Alex, Craig, Luka e Jaime sono stati tutti impegnati a tempo pieno durante la realizzazione del loro spazio di coworking, e se k’organizzazione era pesante in termini di gestione del tempo, l’aspetto sociale ha superato il senso del dovere e la stanchezza. Tenete sempre ben presente che, un giorno, le persone entrate a a far parte delle vostre comunità diventeranno i vostri colleghi ed i vostri amici. Investire il tempo nelle persone rappresenta un guadagno personale che non si può equiparare a nessun altra cosa.

Liberamente tradotto da Elisa Remondina prendendo spunto da un articolo di Anna Cashman pubblicato su Deskmag il 7 aprile 2012.

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